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ईमेल लिखने के कुछ प्रभावी तरीके जानिए

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Email अब ऑफिस के कामो के लिए एक बेहतर और official सवांद का जरिया है और साथ ही कुछ personal use के लिए भी आप email करते है और आपको आते भी है और चूँकि ईमेल एक ऐसा माध्यम है communication का जिसमे आपके messages जो है cloud में होते है और कंही से भी उन्हें access किया जा सकता है और वो जब तक हम delete नहीं करते तब तक वन्ही बने रहते है और शायद इसके अलावा बहुत सारे ऐसे factors है जिनकी वजह से email offices और personal use के लिए भी बेहतरीन जरिया है लेकिन अगर आप personal कम के लिए email करते है तो तो कोई फर्क नहीं पड़ता है आप कैसे भी लिख सकते है भाषा कैसी भी हो लेकिन अगर आप ऑफिस के कामों के लिए email लिखते है और भेजते है तो बहुत सारी ऐसी चीज़े होती है जिनका ध्यान रखा जाना आवश्यक होता है क्योंकि अगर आप किसी को किसी खास purpose से ईमेल करते है और सामने वाले की attention ही आपके ईमेल को नहीं मिले तो कोई फायदा नहीं होता है इसलिए कुछ बेहद जरुरी बातें आपको जान लेनी चाहिए ताकि आपकी emailing habit अच्छी हो और आपके Email को सामने वाला अच्छे से पढ़े भी और जिस purpose के लिए आपने उसे ईमेल किया है वो भी पूरा हो –

Email writing tips in hindi

Subject पर करें focus – सबसे पहला नियम है Email के subject का सही और स्पष्ट होना और इसी बात पर निर्भर करता है कि सामने वाला आपके Email को कितना जरुरी समझेगा और subject इतना स्पष्ट होना चाहिए कि सामने वाला आपके subject को पढ़कर ही जान ले कि email किस तरह के topic से related है |

Email writing tips in hindi
Email writing

भाषा हो सरल और स्पष्ट/ language Should be easy – हालाँकि अगर आप normal way में किसी को ईमेल करते है या किसी से chat भी करते है तो आप slang का इस्तेमाल करते है और बड़े शब्दों को छोटा करके लिख देते है बोलचाल में और personal chats में यह सब चलता है लेकिन अगर आप official कामों के लिए मानते है कि इस तरह बात करना या संवाद करना सही है तो आप गलत है क्योंकि ऐसे में यह भद्दा लगता है और जरुरी नहीं सामने वाले को आपके हर शब्द की short form समझ आये या नहीं ऐसे में वो झुझला सकता है | इसलिए ऑफिसियल ईमेल करते समय ऐसी भाषा के इस्तेमाल से बचे |

छोटा और सरल / Short and meaningfull– अब अधिकतर लोग emails को पहले की तरह कंप्यूटर पर या laptop पर पढने की बजाय अपने high end mobile device पर पढना पसंद करते है और यह आप भी जानते है कि आप जब mobile पर ईमेल पढ़ते है तो आपकी किसी आने वाले ईमेल को लेकर किस तरह की प्राथमिकतायें है ठीक इसी तरह जब आप किसी को ईमेल कर रहे हो तो इस बात का ध्यान रखें कि अगर वो mobile पर ईमेल पढ़ेगा तो मेरे ईमेल को लेकर उसका user experirance कैसा होगा और यही वजह कि छोटी स्क्रीन के चलते बड़ा ईमेल पढना mobile पर मुश्किल लगता है इसलिए जितना हो सके अपने ईमेल को साफ़ सुथरा और छोटा और सरल रखे |

लहजे का रखें ध्यान / Re read after write – Official ईमेल लिखने में सबसे महत्वपूर्ण जो है वो यह कि आप इस बात का ध्यान रखें की ईमेल लिखते समय आपकी बात रखने का लहजा कैसा है | इसलिए यह सबसे अच्छा तरीका है कि ईमेल लिखने के बाद आप एक बार फिर से उसे पढ़ लें कि सामने वाले को आपके ईमेल को पढने के बाद किस तरह से महसूस होगा क्योंकि कभी कभार हम जल्दबाजी में आग्रह पूर्वक अपनी बात नहीं पाते |

महत्वपूर्ण बातों को करें Bold / Bold important things – जब ईमेल की बात हो तो फिर जरुरी है कि सामने वाले जो बात आप कहना चाहते है उस बारे में ठीक से अंदाजा हो जाये और उसे यह भी अहसास हो कि उसका जवाब देना आपके लिए कितना मायने रखता है इसलिए आपको चाहिए कि एक तो जिस भी विषय पर आप उसे email कर रहे है उसे आप short और सिलसिले वार तरीके से कुछ इस तरह लिखे कि उसे एक बार email पढने के बाद तथ्यों को दोबारा पढने की जरुरत महसूस नहीं हो और आप चाहे तो email लिखते समय बहुत सारे option होते है जिनके द्वारा आप बुलेट या नंबर लिस्ट का इस्तेमाल करते हुए बिन्दुवार चीज़े स्पष्ट कर सकते है साथ ही महत्वपूर्ण चीज़ों को आप हाईलाइट भी कर सकते है |

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Image Credit – Free Images